Buchhaltung- und Rechnungsstellung einfach gemacht

Für viele gehört das Schreiben von Rechnungen und die Vorbereitung der Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater  zu den eher unliebsamen Aufgaben. Die Abneigung dagegen ist aber unbegründet. Inzwischen gibt es zahlreiche Programme, die es auch Laien ermöglichen, die Buchhaltung als auch Rechnungsstellung schnell und professionell zu erstellen.

Was sind Online Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme?

Streng genommen handelt es sich um zwei getrennte Programme. Eines zur Rechnungsstellung und das andere zur Abbildung der Buchhaltung.

Rechnungsprogramme helfen Ihnen, rechtssichere Belege wie Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften zu erstellen. Ihre Kunden als auch Produkte / Dienstleistungen können Sie bei den meisten Anbietern zentral verwalten und bei der Erstellung der Belege einfach darauf zugreifen. Belege sind dadurch schnell erstellt, zentral an einem Ort verfügbar und dadurch für jeden mit einer entsprechenden Berechtigung zugänglich.

Buchhaltungsprogramme konzentrieren sich darauf, betriebswirtschaftliche Prozesse im Sinne der Finanzbuchhaltung sauber abzubilden, z.B. den Einkauf von Waren, die Erlöse durch Verkäufe oder die korrekte Verbuchung von Reisekosten oder Abschreibungen.

Aus zwei mach eins: Das beste aus beiden Welten

Thematisch liegen aber beide Themenfelder nah beisammen oder anders ausgedrückt, hat das eine einen direkten Einfluss auf das andere (z.B. eine Rechnung löst eine Forderung in der Buchhaltung an einen Kunden aus und ist darüber hinaus für die Umsatzsteuervoranmeldung relevant). Dadurch lag die Lösung auf der Hand, dass die Lösungen im Laufe der Zeit um Funktionen aus dem anderen Bereich ergänzt wurden und inzwischen viele Anbieter beide Anforderungen erfüllen. Man merkt einigen Lösungen allerdings deutlich an, wo sie Ihre Wurzeln haben. Die sollten Sie bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters berücksichtigen.

Was bedeutet “Online” oder “Cloud”

Online oder Cloud bedeutet in Zusammenhang mit Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen nichts anderes, als dass die Software nicht auf Ihrem Rechner installiert wird, sondern sie direkt über den Internet-Browser darauf zugreifen können. Womit wir schon bei einem der Vorteile sind, die wir im nächsten Kapitel für Sie zusammengetragen haben.

Cloud Computing Technologie – Zugriff von jedem Gerät, von jedem beliebigen Ort

Welche Anbieter wurden verglichen?

Sie finden auf unserer Seite Erfahrungsberichte zu den folgenden Anbietern:

• Billomat
• Buchhaltungsbutler
• Collmex
• Debitoor
• fastbill
• freefibu
• lexoffice
• Mein-tagwerk.de
• Papierkram
• Reviso
• Sage One
• SevDesk

Die Aufnahme weiterer Anbieter ist geplant und die Vergleichsseite wird ständig erweitert.

Sollten Sie selbst Anbieter einer Online Buchhaltungs- oder Rechnungslösung sein und gerne in den Ratgeber aufgenommen werden, wenden Sie sich gerne an uns.

Warum sind bestimmte Anbieter nicht im Ratgeber enthalten?

Wir haben uns bei der Auswahl der Anbieter auf folgende Auswahlkriterien beschränkt:

• Cloudbasierte Technologie
• Funktionen für Buchhaltung und Rechnungsstellung
• Keine (zu) spezialisierte Branchenlösung

Die genannten Auswahlkriterien haben dazu geführt, dass immer wieder genannte Anbieter wie DATEV oder Simba nicht im Vergleich mit aufgeführt sind. Zum einen handelt es sich dabei um sehr spezialisierte Applikationen für die Buchhaltung, die nur eingeschränkt in der Cloud zu nutzen sind.

 Was sind die Vorteile?

Natürlich können Rechnungen auch in Word geschrieben und Belege im berühmten Schuhkarton gesammelt werden. Am Ende des Quartals (oder sogar erst des Jahres) beglückt man dann seinen Steuerberater mit den gesammelten Werken. Nach dem Studium der von uns aufgelisteten Vorteile sind wir davon überzeugt, dass Sie dies allerdings nicht mehr als den praktikabelsten Weg ansehen:

 Buchhaltung auch für Laien – Auf Expertenwissen setzen:

Im Bereich der Buchhaltung als auch der Rechnungsstellung sind zahlreiche gesetzliche Vorgaben zu beachten. Gerade die Vorschriften der GoBD bzw. die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts sind diesbezüglich zu nennen. GoBD steht für den leicht zu merkenden Satz “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff”. Diese Vorgaben sind im Rahmen der Rechnungsstellung und Buchhaltung einzuhalten. Darüber hinaus müssen sie immer wieder mit der aktuellen Rechtsprechung abgeglichen werden. Dies ist für einen Laien allerdings kaum umsetzbar. Der Vorteil einer cloudbasierten Rechnungs- und Buchhaltungslösung liegt darin, dass diese Vorgaben beachtet werden und in der Software abgebildet sind. Sicherlich kann dies nicht immer zu 100% und für alle Sonderfälle gewährleistet werden. Aber unseren Erfahrungen bieten alle Anbieter diesbezüglich sehr gute Lösungen an.

 Cloudbasierte Anwendung – immer und überall:

Wir sind weiter oben bereits kurz darauf eingegangen. Immer und von jedem beliebigen Gerät aus Rechnungen schreiben, Belege für die Buchhaltung hochladen oder kurz eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ansehen? Dies alles ermöglichen cloudbasierte Programme. Darüber hinaus werden Updates automatisch eingespielt und Sie sind damit immer auf dem aktuellsten Stand (siehe Punkt Rechtssicherheit). Darüber hinaus sind Ihre Daten mit einer hohen Wahrscheinlichkeit besser gegen Verlust gesichert, als wenn Sie diese auf einem lokalen Rechner oder Laufwerk speichern. Fasst alle Anbieter setzen auf Hochleistungsrechenzentren, die in Deutschland betrieben werden. In unserem Guide sehen Sie auf einen Blick, welche Anbieter Ihre Server in Deutschland betreiben. Die Server erfüllen höchste Ansprüche an Datensicherheit und werden in der Regel auch redundant betrieben, d.h. es befindet sich eine Sicherung Ihrer Daten an einem zweiten Ort. Darüber hinaus gibt es umfangreiche organisatorische Sicherheitsvorschriften, Firewalls und Virenscans um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Diesen Sicherheitsstandard mit einem lokalen Rechner oder Server abzubilden ist gerade für kleinere Unternehmen nicht realistisch. Selbstverständlich hat auch diese Technologie seine Schattenseiten, worauf wir weiter unten noch eingehen werden.

Bessere Finanzübersicht – Reportings auf Knopfdruck

Eine aktuelle Rechnungsstellung und Buchhaltung aus einer Hand bietet Ihnen einen deutlich höheren und aktuelleren Informationsgehalt. Die meisten Anbieter haben Dashboards in Ihre Software integriert, auf denen Sie z.B. offene Rechnungen, Mahnvorschläge, Einnahmen/Ausgaben oder die letzten Zahlungseingänge auf Ihrem Konto sehen können. Vorbei sind die Zeiten in denen Sie derartige Informationen von Ihrem Steuerberater erfragen oder mühsam aus unterschiedlichen Quellen zusammensuchen mussten.

Finanzen Dashboard Quelle: www.debitoor.de / Online Applikation

Apps von Drittanbietern – nahtlose Erweiterung der Funktionalitäten

Viele Hersteller bieten eine Vielzahl an Schnittstellen zu Drittprogrammen an, mit denen sich der Funktionsumfang deutlich steigen lässt. Häufig findet man Schnittstellen zu Zeiterfassungsprogrammen oder für die Reisekostenabrechnung, die auf diese Fälle spezialisiert sind und sich dann mit wenigen Klicks importieren lassen. Welche Programme von Drittanbietern bei den jeweiligen Anbietern angebunden sind, können Sie unserem Guide entnehmen.

Zeitersparnis – standardisierte und optimierte Prozesse

Auch wenn wir bei fast jeder Lösung bei unserem Test noch Optimierungen für Prozesse entdeckt haben, sind die meisten der vordefinierten Prozesse sehr gut durchdacht und effizient. Viele Geschäftsvorfälle lassen sich mit wenigen Mausklicks abbilden und ersparen viel Zeit und reduzieren Fehlerquellen. Stellvertretend sind nur hier nur einige genannt:

• Kopieren von Rechnungen als Vorlage
• Wiederkehrende Rechnungen / Aborechnungen
• automatischer Zahlungseingangsabgleich
• Mahnungsvorschläge und automatischer Mahnungslauf
• Abschreibungsfunktion für Anlagegüter
• Belegerkennung per OCR und Übernahme von Werten wie Rechnungsnummer

Wiederkehrende Rechnungen bei papierkram Quelle: www.papierkram.de

Kostenersparnis – als Konsequenz aus den genannten Vorteilen

Natürlich kosten gute Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme Geld, in der Regel auch monatlich im Rahmen eines Abo Modells. Aus eigener Erfahrung kann ich aber sagen, dass man unterm Strich Geld spart. Die Buchhaltung erreicht den Steuerberater deutlich strukturierter oder kann diesen sogar fürs laufende Geschäft ganz überflüssig machen. Ineffiziente Prozesse werden durch schlanke und automatisierte Prozesse abgelöst. Darüber hinaus können Folgekosten durch unbeabsichtigte und unentdeckte Fehler vermieden werden (z.B. doppelte Rechnungsnummern, nicht revisionssichere Speicherung von Belegen usw.).

Gibt es auch Nachteile?

Es gibt immer zwei Seiten einer Medaille, und das ist auch bei Online-Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen der Fall. Unserer Meinung nach überwiegen die Vorteile, dennoch gibt es einige wichtige Nachteile die Sie für sich bewerten sollten, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheidet.

Selbst machen heißt selbst haften – Keine Garantie für korrekte Buchhaltung

Die Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bilden einen großen Leistungsumfang ab. Vorgaben aus dem Handels- und Steuerrecht als auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung werden laut Aussage der Anbieter beachtet. Allerdings wird kein Anbieter die Garantie dafür übernehmen, dass die Buchhaltung fachlich korrekt abgebildet wurde. Dafür gibt es einfach zu viele Ausnahmen und die Programme geben dem Anwender auch viele Freiheiten individuelle Geschäftsvorfälle abzubilden, was natürlich auch zu individuellen Fehlern führen kann.

Wir empfehlen deshalb immer, die Buchhaltung zumindest noch durch einen Steuerberater überprüfen zu lassen. Natürlich könnte man auch mit einigen Programmen darauf verzichten und selbst komplett die Verantwortung übernehmen, wir raten aber davon ab. Durch die Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme kann ein Großteil der Vorarbeiten für den Steuerberater standardisiert werden. Die Buchungen als auch Belege lassen sich dann bei den meisten Anbietern im DATEV Format exportieren und dem Steuerberater per Mausklick zur finalen Überprüfung zur Verfügung stellen. Ich selbst habe für mich diesen Weg gewählt, und die Kosten deutlich reduziert und kann trotzdem sicher sein, dass die Buchhaltung korrekt ist.

In unserem Guide haben wir auch erhoben, welche Anbieter als Service Steuerberatungsdienstleistungen wie z.B. die Erstellung eines Jahresabschlusses oder die Überprüfung der Buchhaltung anbieten.

Steuerberatungsleistungen von freeFIBU zur Überprüfung der Buchhaltung Quelle: www.freefibu.de

Datenschutz – Wo liegen meine Daten und wer hat Zugriff darauf?

Die Vorteile der Cloud Technologie wurden bereits weiter oben beschrieben. Aber hier liegen auch nicht unwesentliche Nachteile. Das Thema Datenschutz ist hier an erster Stelle zu nennen. Bei der Buchhaltung und Rechnungsstellung handelt es sich um sensible Daten und natürlich werden auch personenbezogene Daten wie Name und Anschrift von Lieferanten und Kunden gespeichert, die dadurch unter das Datenschutzgesetz fallen.

Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, dass die Daten auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden, besser noch in Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Darüber hinaus sollte sich der Sitz des Unternehmens in Deutschland befinden. In unserem Guide haben wir Ihnen aufgelistet, welche Anbieter diese Anforderungen erfüllen. Diesen Punkt sollten Sie auf keinen Fall unterschätzen und bei der Anbieterauswahl definitiv beachten!

Cloud Technologie – Kein Internet, kein Zugriff

Definitiv ist es ein großer Vorteil, über einen Browser von jedem beliebigen Rechner seine Buchhaltung abwickeln zu können und Rechnungen zu schreiben. Die Basis dafür ist eine stabile Internetverbindung. Ist diese nicht gegeben, kann auch nicht gearbeitet werden.

Darüber hinaus kann jeder, der über die Login Daten verfügt, sich in das Programm einloggen und hat Zugriff auf extrem sensible Daten. Leider bieten nur wenige Anbieter eine 2-Faktor-Authentifizierung an, wodurch die Sicherheit nochmals deutlich gesteigert wird. In unserem Guide sehen Sie auf einen Blick, welche Anbieter die 2-Faktor-Authentifizierung unterstützen, und somit ein deutliches Plus an Sicherheit bieten.

Abschließend ist als Nachteil noch zu nennen, dass die Daten in der Regel auf den Servern der Anbieter unverschlüsselt gespeichert werden. Hat sich also jemand Zugriff auf die Server verschafft, könnte er die dort gespeicherten Daten lesen. Allerdings sind die Sicherheitsvorkehrungen der Anbieter extrem hoch, so dass dieser Fall nicht ausgeschlossen werden kann, aber doch sehr unwahrscheinlich ist. Wir vergleichen dies immer mit dem Ordner in Ihrem Unternehmen mit sensiblen Daten: Hat sich ein Einbrecher einmal Zutritt verschafft, kann er die Daten auch einsehen. Oder schwärzen Sie sensible Daten auf Ihren Originaldokumenten?

Zukunftssicherheit – Schnell da aber auch wieder schnell weg?

Unserer Ansicht nach ein sehr wichtiger Punkt, den die meisten bei der Auswahl eines Anbieters nicht beachten. Gerade im Finanzbereich sprießen die Startups aus dem Boden und bieten für wenig Geld gute Anwendungen. Aber was passiert, wenn es nicht wie gewünscht läuft und der Konkurs droht? An dieser Stelle ist es wichtig, dass Sie alle Ihre Buchungen und Belege in einem Standardformat (idealerweise DATEV) exportieren können.  Darüber hinaus sollten Sie auch die Möglichkeit haben Ihre Lieferanten und Kunden zu exportieren damit Sie diese im schlimmsten Fall schnell und unkompliziert bei einem neuen Anbieter wieder importieren können.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl achten?

Selbstverständlich muss ein Anbieter die von Ihnen geforderten Funktionalen Anforderungen erfüllen. Diese kennen Sie in der Regel sehr genau und können diese auf Basis unserer über 200 erhobenen Kriterien abbilden. Darüber hinaus gibt es einige Dinge die auf den ersten Blick nicht ins Auge springen, bei der Auswahl aber beachtet werden sollten:

Datenschutz und -sicherheit:

Sie verarbeiten sehr sensible Daten über Ihr Unternehmen und für gewöhnlich auch personenbezogene Daten. Achten Sie darauf eine Anbieter zu wählen der dem deutschen Datenschutzgesetz entspricht und hohe Sicherheitsstandards bietet.

Zukunftssicherheit Unternehmen:

Der Wettbewerb im Online-Rechnungs- und Buchhaltungsumfeld ist sehr hoch. Ständig kommen neue Anbieter hinzu und erhöhen den Wettbewerb. Unserer Meinung nach ist es nur eine Frage der Zeit, bis Anbieter vom Markt verschwinden. Achten Sie deshalb auf eine möglichst hohe Zukunftssicherheit der Anbieter und vorhandene Exportfunktionen für Ihre Daten für den Notfall.

Nicht auf Siegel vertrauen:

Viele Vergleichsseiten vergeben Siegel oder Testnoten. Wir empfehlen Ihnen anhand Ihrer Anforderungen abzuleiten, welche Applikation für Sie am besten geeignet ist, und nicht auf vermeintliche Testsieger zu setzen. Auch sollten Sie nicht auf Siegel “GoBD Zertifiziert” oder ähnliches vertrauen, denn solche Siegel gibt es offiziell gar nicht.

Wieso werden die Lösungen nicht bewertet bzw. warum gibt es keinen Testsieger?

Wir bekommen immer wieder die Frage gestellt “Welcher Anbieter ist denn der Beste?”. Aus folgenden Gründen lässt sich diese Frage unserer Auffassung nach nicht beantworten, weshalb wir auch auf eine Bewertung bzw. Testnote im Rahmen unseres Vergleichs verzichtet haben:

Unterschiedliche, funktionale Schwerpunkte:

Die von uns verglichenen Anbieter fokussieren sich fast alle auf unterschiedliche  Funktionalitäten. Der eine hat seinen Schwerpunkt auf der Buchhaltung, ein anderer auf der Rechnungsstellung im Handel bei Mittelständlern und der nächste fokussiert sich auf Dienstleistungen von kleinen Unternehmen.

Abweichende Anforderungen:

So wie die Anbieter unterschiedliche Schwerpunkte setzen, unterscheiden sich auch die Anforderungen der potentiellen Kunden. So kann die perfekte Lösung für den Online-Händler für einen Dienstleister absolut unbrauchbar sein.

Langzeiterfahrungen:

Es gibt zahlreiche Tests im Internet für Cloud Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme. Einige Anbieter schmücken sich auch mit diesen Siegeln, die unserer Auffassung nach nur eine begrenzte Aussagefähigkeit haben. Neben den oben genannten Punkten spricht vor allem die fehlende Langzeiterfahrung gegen eine aussagekräftige Testnote.

Bei den meisten Tests handelt es sich um Stichproben, aber keinesfalls um Langzeiterfahrungen aus dem realen Betrieb. Auch in unserem Ratgeber können wir auf keine Langzeiterfahrungen zurückgreifen (außer für die Anbieter die wir selbst nutzen bzw. wir bei Kunden eingeführt haben). Wir sind aber der Überzeugung, dass nur Langzeiterfahrungen mit einem Produkt rechtfertigen, eine faire Testnote zu gewährleisten.

Aus den oben genannten Gründen vertreten wir die Meinung, dass eine Vergabe einer Testnote nicht seriös ist. Wir setzten stattdessen auf eine möglichst hohe Transparenz, indem wir die Applikationen anhand über 200 Kriterien vergleichen. Interessenten können sich dadurch schnell einen Überblick verschaffen, welche Anbieter Ihre Anforderungen am besten erfüllen.

Welche Schnittstellen gibt es zu Drittanbietern

In unserem Ratgeber haben wir aufgelistet, zu welchen der unten genannten Drittanbietern Schnittstellen bzw. eine Integration besteht. Dadurch lässt sich der Funktionsumfang nochmals deutlich steigern und viele Prozesse weiter automatisieren.